Office 365 til virksomheder

Data Syd hjælper små og mellemstore virksomheder i Jylland og på Fyn med at få mest muligt ud af Office 365 (Microsoft 365) – fra valg af de rigtige licenser til opsætning, sikkerhed og den daglige drift.

Hvad er Office 365 (Microsoft 365)?

Office 365 – som Microsoft i dag kalder Microsoft 365 – er en abonnementsbaseret pakke af programmer og cloud-tjenester fra Microsoft. I stedet for at købe Word, Excel og PowerPoint én gang for alle, betaler virksomheden en fast pris pr. medarbejder pr. måned og får til gengæld altid den nyeste version af programmerne, sammen med en række cloud-tjenester:

• Outlook og Exchange Online – professionel e-mail med kalender, kontakter og et af markedets bedste spamfiltre.
• Word, Excel og PowerPoint – både som installerede programmer og direkte i browseren.
• OneDrive – sikker skylagring, hvor medarbejderne har adgang til deres filer fra alle enheder.
• Teams – chat, videomøder og samarbejde om dokumenter i realtid.
• SharePoint – intranet og delte dokumentbiblioteker for hele virksomheden.

Alt sammen driftes af Microsoft i deres europæiske datacentre, så I slipper for at vedligeholde egne mailservere eller filservere – og programmerne opdateres automatisk i baggrunden, uden at I selv skal tænke på det.

Derfor er Office 365 blevet standarden for danske virksomheder

Office 365 er en fantastisk platform, der indeholder en række applikationer, som mange andre systemer efterhånden har meget svært ved at konkurrere med, både hvad angår funktionalitet og brugervenlighed.

• Adgang til mail, filer og programmer fra pc, mobil og tablet – også når I ikke sidder på kontoret.
• Automatiske opdateringer og patches, så I altid har de nyeste funktioner og sikkerhedsrettelser.
• Indbygget sikkerhed med spamfilter, virusscanning og mulighed for totrinsgodkendelse.
• Nem sparring og samarbejde på tværs af afdelinger via Teams og SharePoint.
• Skalerbart – I køber præcis det antal licenser, I har brug for, og kan justere løbende i takt med at virksomheden vokser.

Er Office 365 dyrt? Det er ofte en misforståelse

Office 365 har dog et ry for, at være dyrt. I vores optik er dette misforstået og skyldes primært, at der enten er blevet tildelt forkerte licenser, eller at kundens behov er blevet opjusteret til noget, der ikke stemmer overens med virkeligheden.

Langt de fleste medarbejdere har i virkeligheden kun brug for en brøkdel af de funktioner, den dyreste licenstype indeholder. Når licenserne bliver matchet til den enkelte medarbejders reelle behov – i stedet for at alle får den samme “sikre” pakke – falder den månedlige regning ofte mærkbart, uden at nogen mister funktioner, de rent faktisk bruger.

Hvad får du for pengene?

De mindste licenser, som mange kan nøjes med, starter fra 43 kr. Med disse får man den bedste e-mail-løsning på markedet, herunder fremragende sikkerhed og et effektivt spamfilter. Der er også OneDrive med 1.000 GB plads til filopbevaring i skyen samt backup. Word, Excel og PowerPoint er tilgængelige via webbrowseren, og der er inkluderet en komplet intranetløsning med et videokonferencesystem og mange andre applikationer. Der kommer løbende nye funktioner og programmer til platformen.

Et regneeksempel: hvad koster det, hvis I IKKE har Office 365?

Et “simpelt” eksempel på et regnestykke, der passer ind i mange virksomheder, der endnu ikke kører Office 365:

Hertil kommer, at mange virksomheder stadig har en lokal filserver stående. En lokal filserver koster typisk omkring 11.000 kr om året i drift, vedligeholdelse, strøm og abonnementer – og den er ofte hverken særligt godt beskyttet eller af nyeste dato.

Store besparelser i praksis

På næsten hvert eneste møde med en ny kunde kan vi hurtigt finde store besparelser på de månedlige licensbetalinger ved at udskifte gamle programmer, filservere og intranetløsninger med Office 365. Samtidig opnår kunden betydeligt bedre stabilitet og databeskyttelse samt programmer som løbende bliver opdateret og forbedret.

Sådan hjælper Data Syd din virksomhed med Office 365

Vi tilbyder hele vejen fra rådgivning til daglig drift:

• Licensrådgivning – vi gennemgår jeres nuværende licenser og medarbejdernes reelle behov, så I hverken betaler for meget eller mangler funktioner.
• Migrering – flytning af eksisterende mail, filer og dokumenter til Office 365 uden unødigt driftsstop.
• Opsætning af Teams og SharePoint – så hele virksomheden kan samarbejde, dele filer og holde møder ét sted.
• IT-sikkerhed – opsætning af totrinsgodkendelse (MFA), betinget adgang og backup, så jeres data er beskyttet mod nedbrud, tab og angreb.
• Oplæring – vi klæder medarbejderne på til at bruge de nye værktøjer i hverdagen.
• Løbende support – som en del af vores serviceaftaler holder vi øje med jeres Office 365-miljø, så I kan koncentrere jer om forretningen.

Har I et akut IT-problem, der skal løses her og nu? Se vores IT-support & konsulentydelser. Eller læs mere om en fast serviceaftale til virksomheder, hvor Office 365 indgår som en del af den løbende drift.